Hoe gebeuren overboekingen?
Als je een sterke distributiestrategie hebt voor je accommodatie, bied je je kamers aan via meerdere boekingskanalen. Als je beschikbaarheid dan niet automatisch wordt gesynchroniseerd, kunnen er dubbele boekingen optreden wanneer twee gasten dezelfde kamer boeken op twee verschillende kanalen. Zelfs als je uitsluitend boekingsaanvragen via je website accepteert, is er altijd een risico dat je klanten moet afwijzen.
In onze ervaring houden hotels die te kampen hebben met overboekingen hun reserveringen bij op papier en/of passen ze de beschikbaarheid handmatig aan. Niet alleen is deze manier van werken vatbaar voor fouten en overboekingen, hij is ook nog eens tijdrovend. Zoals je je wel kan voorstellen, is het niet echt realistisch om boekingen dag en nacht bij te houden.
Waarom moeten hotels overboekingen proberen te vermijden?
Een dubbele boeking is meer dan een vervelend administratief voorval voor het hotel. Meestal leidt het tot een conflict met de klant en heeft het een negatieve invloed op je inkomsten.
De gast in kwestie moet mogelijk worden overgeplaatst naar een andere accommodatie of een kamer-upgrade krijgen (zonder het aan te rekenen), wat jou in beide gevallen geld kost. Bovendien bestaat de kans dat de klant een slechte recensie achterlaat die jouw reputatie schaadt en potentiële gasten ervan weerhoudt bij je te boeken. Op die manier kan overboeking ertoe leiden dat je ook op termijn heel wat inkomsten misloopt.
Los van de financiële gevolgen brengt overboeking ook je personeel in een ongemakkelijke positie. Want wie brengt nu graag slecht nieuws? Daarnaast verliezen medewerkers kostbare tijd met telefoneren, waardoor andere belangrijke taken blijven liggen.
Wat is de oplossing om overboeking in je hotel te voorkomen?
Zoals voor de meeste problemen geldt: voorkomen is beter dan genezen! Als je in gedachten houdt dat een goede distributiemix onmisbaar is, is de meest doeltreffende en zorgeloze oplossing om overboekingen te vermijden een betrouwbare Channel Manager.
Als het hart van je online distributie houdt de Cubilis Channel Manager je beschikbaarheid gesynchroniseerd op alle gekoppelde OTA's, metasearchplatformen en je eigen Booking Engine. Het zorgt ervoor dat potentiële klanten in real time nauwkeurige beschikbaarheidsinformatie krijgen, waardoor je 100% van je inventaris kan openzetten op alle kanalen als je dat wil.
In het geval van een overboeking zijn er een aantal zaken die je kan doen om de gasttevredenheid en de reputatie van je hotel te beschermen. Om je klant een alternatief te kunnen bieden, is het cruciaal om steeds een nauwkeurig overzicht van je beschikbare kamers bij te houden.
Koppel je Channel Manager aan je Property Management Systeem, zodat je beschikbaarheid onmiddellijk wordt aangepast na het handmatig toevoegen van boekingen of het ontvangen van annuleringen. Laat je gasten de betaling vooraf voltooien of autoriseren om no-shows en laattijdige annuleringen te beperken. Het zou namelijk zonde zijn om een kamer onnodig leeg te laten staan!
Tref als 'laatste redmiddel' regelingen met hotels in de buurt om elkaars gasten te ontvangen als dat nodig is. Zo heb je altijd een snelle, elegante oplossing paraat.
Klaar om een einde te maken aan overboekingen?
Leer de Cubilis Channel Manager beter kennen door hieronder je gratis proefversie aan te vragen.
